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広報未経験者必見!広報を立ち上げて2年半でメディア露出約400件を獲得した秘訣とは ~ベンチャー企業広報が泥臭く取り組むべき4つのポイント~


こんにちは。とても久しぶりにブログを書いてます、人事広報部の山際(やまぎわ)です!
今日は、これから広報活動を始めたいベンチャー企業の担当者さんに向けて、私の経験談を元にノウハウブログをまとめてお届けしたいと思います。

クラッソーネでは2019年の夏に解体工事の一括見積もりWebサービス「クラッソーネ」を主力事業にするという戦略に伴って広報強化を始めたのが2019年6月頃でした。
▼参考記事(上長のインタビュー記事)

大前提ですが、会社の方針において広報活動に積極的に取り組んでおり、戦略・戦術を立てたうえで、私が主担当として実務を担当してきました。戦略・戦術にもとづき、愚直に取り組んだ結果、2019年の立ち上げから2年半で約400件のメディア露出を獲得できました!露出数の遷移については以下の画像を参照ください。

結構すごくありませんか!?(自分で言うな)
何を隠そうPRの家庭教師として伴走してくれている株式会社シプードさんを始め、チームのみんな、社内や関係者の協力があってこその成果です!!
それでは、この成果に繋がったと感じている広報活動のポイントを4つにまとめて説明します。

目次

  1. ターゲットとなるメディアの記者さんと出会うための活動
  2. 忙しいメディアへのアプローチはタイミングと手法が鍵
  3. ファクトブックで自社の特長をまとめ最大限に活用
  4. 信頼を得るためのリレーションと調整力が重要
  5. まとめ

1)ターゲットとなるメディアの記者さんと出会うための活動

広報部門の立ち上げ、広報専任としてスタートした時、何から取り掛かればいいのかも分からず、勉強会や書籍、近隣ベンチャーの広報担当さんから情報をもらったり、手探りな状況でした。
広報の役割とは、自社と社会を繋ぐ架け橋であり、ブランディング推進したり、メディアとの関係を築き、自社の認知拡大をするなど幅広いです。一歩目として、当社ではメディアとその先の各ステークホルダーの認知度・信頼度を上げるため、メディア露出を強化することに重点を置きました。そのためには、まず相手(メディアのこと)を知ることが必要不可欠になります。


▲当社の広報とステークホルダーのイメージ

クラッソーネはITベンチャー企業であり、「街」の循環再生文化を育むというビジョンのもと、空き家問題にフォーカスして解体工事業界の課題を解決しようとしている会社です。
まず、露出を狙うためターゲットにしたのは、ITや建設系のWebメディア、専門紙、地元有力紙でした。
ありがたいことに、広報担当同士の横の繋がりから記者さんをご紹介いただくことで地元有力紙に関しては繋がりを持つことができ、有難かったです。ITや建設系のWebメディア、専門紙に関しても、人づてに紹介いただいたり、Web検索でピックアップしたり、イベント等に参加しているメディアの方と直接名刺交換をしたり…と個別接点をもつための地道な活動でした。
もちろん、記者の方にコンタクトを取ろうとするだけでは、個別に連絡する関係にはなれませんし、ましてや、当社について取り上げていただくことはできません。
記者の方々がどのような情報を求めているか、媒体研究やヒアリングにより把握したうえで、興味を持っていただけるような「社会性」「新規性」の高い情報を、プレスリリースやニュースレターといった手段で個別にかつ継続的に発信し続けました。
その結果、クラッソーネが2年半で個別に繋がりを持てたメディア関係者は約200名(同媒体を含む)を超えており、継続的に記事掲載もいただけるようになっています。

2)忙しいメディアへのアプローチはタイミングと手法が鍵

ここでは、人づて紹介は難しい…そんな広報担当者さんに向けて、全く繋がりのないメディアへのアプローチ方法としてご紹介します!
まずは、メディアの方にとってネタとなる情報(ニュースレターやプレスリリースなど)が手元にあることが前提ですが、基本的にターゲットメディアの代表へ電話をかけます。
タイミングはお昼前後(11:00頃から14:00頃までの間)であれば、比較的対応してくれる可能性が高いです!忙しい記者さんですから、早朝から深夜まで動かれていたりするのでお昼の時間がお話しやすいタイミングになります。


▲イメージ画像(出典:写真AC)

事前に媒体研究で調べた記事を見て連絡していること、担当記者さんと直接お話したいことを伝えます。そこで担当記者さんに繋いでもらえたら自己紹介し、どんな情報を伝えたいかお話した上で、興味を持っていただけたらメールアドレスをお聞きし、今後のリレーションへ繋げていきます。ここでは1分プレゼンでどれだけ興味を惹けるかが鍵になります。
その後、直接挨拶に行ければ、関係性は更に深まりますが、このご時世なのでリモートで情報交換を提案するのもアリだと思います!
クラッソーネでもこの方法で懇意にしていただけるメディアの方と繋がりを作れています!コロナ以前は、電話でのアプローチ直後に直接訪問して挨拶する機会を作ることもありました。現在でも、オンラインも駆使しながら、メディアの方々と定期的に情報交換しています。

3)ファクトブックで自社の特長をまとめ最大限に活用

<ファクトブックとは>
会社の経営内容や財務状況、業界におけるポジショニングなどの事実関係(ファクト)を図表などを使って客観的に記載した冊子。
(出典:公益社団法人日本パブリックリレーションズ協会HPより

PR協会では上記のように紹介されていますが、メディアや報道関係者向けに作成した会社案内資料のことで、客観的な事実(ファクト)やデータをふんだんに盛り込んだ内容である点が特徴です。
代表者の情報や創業ストーリー、業界情報やサービス情報が網羅された内容にすると、記者視点からみて、企業取材が行いやすくなるだけでなく、業界情報や周辺情報まで広く収集できるため、とても重宝する資料となります。


▲当社ファクトブック一部抜粋

ベンチャー企業あるあるだと思いますが、サービス内容や実績数値など変化が激しいので、編集しやすいツール(PowerPointなど)で作成し、情報のアップデートが簡単にできるようにしておくのがベストです。常に最新状態であることがベストではありますが、日々の業務があると中々難しいと思います。そこで、クラッソーネでは3カ月に1度、アップデートする機会を設けてチェックしていました。

4)信頼を得るためのリレーションと調整力が重要

ここまで紹介した2つのポイントを活用し、メディアへアプローチした結果、いざ取材となった場合に素早い対応ができるかどうかも重要です。
問い合わせのあった記者さんの取材内容を聞き、社内で取材対象として誰をアサインするのか、取材日程や取材方法など、双方で齟齬がないように調整します。


▲調整ポイント

調整が完了したら、取材前に必ず関係者へリマインドしておくこともポイントです。
記者さんに対し「明日は宜しくお願いします」というご挨拶に加え、取材内容に参考になる資料があれば一緒に共有しておくと良いです。
社内の取材対応者にも取材内容、時間、記者名などまとめて前もって共有しておくことで、取材対応する人にとっても親切です。マメな連絡は良好な関係構築に有効です。


▲左:愛媛県伊予市にて締結式取材の様子 右:WBS取材時の様子

取材当日は、広報として同席し、追加で必要な画像や資料などがあれば記者さんと事後にやり取りをします。テレビ取材の場合は、現場周辺の近隣配慮、撮影協力してもらう方々へのお手土産など、広い視野で臨機応変に動く必要があります。取材日時前後の綿密な調整をすることで、当日に混乱することなく進められますので、お天気や道路状況なども考慮して様々なパターンを想定しておくことをお勧めします。
このように、様々な人を巻き込むことになるので、調整力が最も重要になると感じています。
調整方法、まとめツールなどは様々ありますがクラッソーネではスプレッドシートを活用してタイムスケジュールや必要な情報を管理し、適宜関係者へ共有していました。

5)まとめ

広報は広告と違い、コストをかけずにメディアを通して様々なステークホルダーへ情報を届けられます。一方で、メディアという第三者を通じているので世の中に必要だと思ってもらう情報でないと扱ってもらえず、情報コントロールも中々難しいところ。その分、広報アプローチする前の事前準備と調整力がとても大事になると感じています。
準備にかける時間、取材対応へのスピード、取材現場での調整や細やかな配慮など、苦労する点も多いですが、露出した後の各所からの反響など、会社としての知名度向上に貢献できた時の喜びもひとしおです。華やかな部分がクローズアップされがちな広報ですが、泥臭く地道な活動が実を結ぶことを体験して学んだ2年半でした。

社内で3カ月に1度の全体会議で広報チームを表彰いただいたことも、とても嬉しい出来事のひとつです。社内で評価してもらえたことで、手探りだった広報活動を認めてもらうことができました!


▲左:2022年1月開催の全体会議で表彰された様子 右:受賞した表彰状

実は、私はこれまでの経験を後輩に引き継ぎ、出産のために産休に入ります。会社としての広報活動は、チームとして引き続き行っていきますので、広報担当者の方、一緒に成長していきましょう!
広報担当者の横の繋がりも大切だと思いますので、是非、公式Twitterアカウントや後任の近土(こんど)とも繋がっていただけると嬉しいです!
▼公式Twitterアカウント

▼後任の近土(こんど)のTwitterアカウント

この記事を書いた人

山際有香

山際 有香

2013年6月入社。解体事業部、マーケティング部を経て2019年6月から人事広報部にて広報を担当しています。2016年に産休・育休を取得し、一人娘を育てるワーキングマザーです。主な業務は、社内の情報を収集しながら広報ネタを考え発信することです。プライベートではヨガインストラクターとして活動しながら健康を意識した、豊かな暮らしを目指しています。

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